Você é oDono da Pauta

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Na véspera, às cinco da tarde, a pauta já está na caixa de entrada de todo mundo: três tópicos, quinze minutos para cada, e um último item chamado “encaminhamentos”. Às nove em ponto, você abre a reunião, mesmo que só duas pessoas tenham chegado. “Vamos começar, quem chegar se atualiza.” Há quem trema.

Você conduz a conversa como um maestro de orquestra pequena. Quando alguém começa a contar a história do projeto desde 2019, você sorri e pergunta: “E o que a gente precisa decidir hoje?”. Quando o assunto foge, você anota num canto para outra hora. E, no fim, ninguém sai da sala sem saber o que tem que fazer.

Há quem ache você rígido demais. Você acha que rigidez é ficar duas horas numa reunião que podia ter acabado em quarenta minutos. E os colegas, no fundo, adoram quando é você quem marca a reunião.

Como conviver

Se você convive com um Dono da Pauta, leia a pauta antes e chegue na hora. Se tiver um assunto, peça para incluí-lo com antecedência, em vez de levantar a mão no último minuto. Ele vai encaixar com prazer. Se você é o Dono da Pauta, deixe um espaço pequeno no fim para o que não estava previsto, porque às vezes a ideia mais importante aparece fora do roteiro. E lembre que nem todo mundo pensa rápido: quem fica calado pode estar só elaborando a melhor contribuição da reunião.